Husk nye regler for opbevaring af selskabsdokumenter mv. fra 1. januar 2021

04.12.20

Den 1. januar 2021 træder den såkaldte ”kontrolpakke” i kraft. Kontrolpakkens formål er at skærpe kontrollen med selskaber og give Erhvervsstyrelsen flere beføjelser og reaktionsmuligheder som kontrolmyndighed.

Krav om opbevaring af selskabsdokumenter
Selskabsdokumenter, der udarbejdes i regnskabsåret begyndende den 1. januar 2021 eller senere, skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor dokumentet blev udarbejdet. Dokumenter kan både opbevares digitalt og fysisk, så længe dokumenterne uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder i Danmark.

Ansvaret for opbevaringen og tilgængeligheden påhviler selskabets ledelse. Ansvaret gælder også, når en virksomhed ophører, ligesom en fratrædende ledelse har pligt til at sikre, at de relevante selskabsdokumenter også er tilgængelige for den nye ledelse, herunder en eventuel kurator.

Begrebet ”selskabsdokumenter” omfatter dokumenter, som er omfattet af selskabslovens regelsæt f.eks:

• Stiftelsesdokument
• Vedtægter
• Ejerbog
• Dokumentation for selskabskapitalens indbetaling
• Fusions- og spaltningsplaner
• Bilag til selskabsretlige beslutninger, herunder f.eks. vurderingberetning og mellembalancer
• Generalforsamlingsreferater
• Bestyrelsesmødereferater
• Forretningsorden for bestyrelsen
• Dokumenter, der er udarbejdet frivilligt, men som er bilag til en selskabsretlig beslutning
• Sanktioner

Forsømmes pligten til opbevaring af selskabsdokumenter kan det medføre bøde og i yderste konsekvens tvangsopløsning. Bøde kan udstedes til selskabet, og i tilfælde af forsætlig eller grov uagtsomhed kan bøde udstedes til ledelsen.

Det må forventes, at manglende opfyldelse af opbevaringspligten også kan have betydning for en kurators vurdering af, om betingelserne for konkurskarantæne for virksomhedens ledelse er opfyldt.

Øvrige ændringer
Kontrolpakken medfører en lang række øvrige ændringer, hvoraf nogle af de væsentlige er, at:

• personer, der er registreret som ledelsesmedlemmer i virksomheden, skal reelt udføre de i loven påkrævede opgaver. Ved tvivl herom kan Erhvervsstyrelsen afvise registrering af eller afregistrering af ledelsesmedlemmer. Derudover kan Erhvervsstyrelsen også kræve de nødvendige oplysninger til at afklare, hvem der reelt udøver den faktiske ledelse.
• virksomheder, der ikke oplyser nettoomsætningen i resultatopgørelsen, skal nu indberette nettoomsætningen samtidig med indsendelse af årsrapporten. Nettoomsætningen offentliggøres dog ikke men bidrager blot til Erhvervsstyrelsens kontrol af virksomheden.
• ved kontant kapitalforhøjelse skal der indsendes bevis herfor til Erhvervsstyrelsen.
• Erhvervsstyrelsen får mulighed for at trække en allerede offentliggjort årsrapport tilbage ved alvorlige fejl eller mangler.
• Erhvervsstyrelsen kan kræve, at en virksomhed indhenter en erklæring fra en uafhængig sagkyndig person, som verificerer rigtigheden af oplysninger indsendt til Erhvervsstyrelsen.
• Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at opløse en virksomhed, som undlader at følge et påbud om berigtigelse af ulovlige oplysninger, eller som undlader at give påkrævede oplysninger.